syys 24, 2020

Muutoksen viestinnästä

Ilmoitimme kesäkuun alussa, että MPASSid-tietomalli päivittyy syyskuun 2020 alussa. Kyseessä oli ensimmäinen tietomallin muutos sitten vuonna 2018 päättyneen pilottivaiheen.

Elokuun lopussa alkoi tukipalveluumme tulla asiaan liittyviä kyselyjä, joka kertoi siitä, että muutokseen valmistauduttiin sekä kotiorganisaatioiden että palveluntarjoajien taholla. Kysymyksissä esiintyi epävarmuutta, mitkä tiedot eivät enää välity 1.9. jälkeen. Olimme suunnitelleet muutoksen niin, että uudet tietokentät tulisivat lisäyksinä vanhojen rinnalle ja vanhat tietokentät poistuisivat vasta sitten, kun uusiin tietoihin on mukauduttu.

Se on tällä hetkellä kaikkialla Suomessa yksiselitteisesti ainoa keino varmistua, minkä käyttäjän tietoja käsitellään.

Emme kuitenkaan olleet varautuneet siihen, että muutamat palveluntarjoajat käyttivät edelleen ennen vuotta 2018 käytettyjä pilottijakson aikaisia tietokenttiä. Tästä syystä kaksi palveluntarjoajaa kärsi palvelukatkoista 1.9. muutoksen yhteydessä. Onneksi muutos sujui muiden luottamusverkoston kotiorganisaatioiden ja palveluntarjoajien näkökulmasta jouhevasti, vaikka joidenkin kotiorganisaatioiden kanssa on selvitelty kansallisen oppijanumeron ja vuosiluokkatiedon välittämistä syyskuun vaihteen jälkeenkin.

Tulevaisuuden kannalta merkittävin syyskuussa voimaan astunut muutos on varmasti kansallisen oppijanumeron välittäminen. Se on tällä hetkellä paras keino varmistua yksiselitteisesti, minkä käyttäjän tietoja käsitellään. Sen avulla voidaan merkittävästi hallita riskiä, ettei käyttäjän yksityisyyden tai omaisuuden suoja vaarannu. Tällaisia tilanteita, joissa käyttäjän tiedot näkyisivät toiselle käyttäjälle tai käyttäjä ei voisi käyttää omalla rahalla hankkimiaan oppimateriaaleja voi syntyä, jos paikalliset yksilöivät tunnisteet menevät sekaisin, esimerkiksi toiselle paikkakunnalle muuton seurauksena tai muussa yhteydessä, jossa opetuksen tai koulutuksen järjestäjä päivittää henkilörekisteriään.

Opetus- ja kulttuuriministeriössä on valmisteltu muistio, jossa ehdotetaan lain muuttamista siten, että oppijanumero voitaisiin tallentaa ja välittää myös opettajille ja muulle henkilökunnalle.

Tilanne ei kuitenkaan ole vielä optimaalinen, sillä tällä hetkellä kansallinen oppijanumero voidaan juridisista syistä välittää ainoastaan oppijoiden osalta. Opetus- ja kulttuuriministeriössä on valmisteltu muistio, jossa ehdotetaan lain muuttamista siten, että oppijanumero voitaisiin tallentaa ja välittää myös opettajille ja muulle henkilökunnalle.

Tietomallin seuraavan päivityksen (1.2) valmistelu on jo aloitettu, mutta päivityksen sisällöstä ja ajankohdasta ei ole vielä muuta kerrottavaa, kuin että se voisi tapahtua aikaisintaan kesällä 2021. Sisällöstä varmaa on vain, että tietomallista poistuvat tietokentät ”Kuntakoodi” ja ”Kunta” (eli kunnan nimi), joiden sijaan tulee käyttää tietokenttiä ”Opetuksen tai koulutuksen järjestäjän oid” ja ”Opetuksen tai koulutuksen järjestäjän nimi”.

Muutoksen viestintää aiomme myös parantaa seuraavaan päivitykseen ja uhmata usein siteerattuja Osmo A. Wiion lakeja, joiden mukaan mm. ”viestintä epäonnistuu aina, paitsi sattumalta”. Uskomme, että vuorovaikutteinen seminaari, jossa muutokset esitellään ja osanottajilla on mahdollisuus kysyä omista näkökulmistaan muutoksen vaikutuksista lisäävät sen suotuisan sattuman mahdollisuutta, että muutos onnistutaan viestimään tavalla, jonka kaikki ymmärtävät oikein.

Ei kommentteja

Kommentoi:

Opetus- ja kulttuuriministeriö
CSC
Palvelun omistaa opetus- ja kulttuuriministeriö.
Palvelun operaattorina toimii CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy.